Wie verantwoordelijk is
Collabix.ai B.V., Singel 542, 1017 AZ Amsterdam, KVK 97088617, btw NL867905876B01, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hier beschreven staan. Vragen en verzoeken: info@collabix.ai.
Deze verklaring gaat over de website collabix.ai en vat samen hoe de dienst Collabix met klantgegevens omgaat. Voor een klantorganisatie gelden de overeenkomst en de verwerkersovereenkomst (DPA) met die organisatie; waar deze pagina en de DPA verschillen, geldt de DPA.
Op deze website
Het formulier «Vraag het de founders»
Je geeft ons je e-mailadres en je vraag. We leggen ook vast vanaf welke pagina en in welke taal je schreef en, als je vanaf de prijskaart kwam, het abonnement dat je samenstelde (team spaces, gebruikers, extra uren, betaling, prijs). We gebruiken dat om je te antwoorden en, als je om een factuur of een demo vraagt, om die voor te bereiden. Het bericht komt in ons CRM, HubSpot (datacentrum in de EU), met Jeroen Lausberg als eigenaar van het contact, en bereikt ons per e-mail. We bewaren het zolang het gesprek loopt; komt er niets uit, dan verwijderen we het binnen twaalf maanden na ons laatste contact. Grondslag: stappen voorafgaand aan een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om je te antwoorden (art. 6 lid 1 onder b en f AVG).
Een demo plannen
«Plan een demo» opent Cal.com. Cal.com vraagt je naam, werk-e-mailadres, bedrijf, rol, welke tracker je team gebruikt en wat we vooraf moeten weten, en bewaart je keuzes uit de calculator bij de boeking. De afspraak komt in de agenda van de founder die de demo geeft (Google Agenda) en het contact wordt aangemaakt in HubSpot. Cal.com stuurt de bevestiging en een herinnering. Grondslag: stappen voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG). We bewaren demoboekingen zolang we contact hebben en verwijderen ze binnen twaalf maanden daarna.
Statistieken
We gebruiken Google Analytics 4 om te zien via welke kanalen teams hier komen en welke pagina's ze lezen. Het laadt pas nadat je het in de cookiemelding toestaat; tot die tijd gaat er niets naar Google. We sturen de paginataal en de gebeurtenissen demo-klik, demo ingepland, abonneren-klik, formulier verstuurd en calculator gebruikt. IP-adressen worden ingekort. We bewaren statistieken maximaal veertien maanden. Grondslag: je toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG), die je op elk moment intrekt via «Cookie-instellingen» onderaan elke pagina.
Hosting
De website wordt geleverd door Microsoft Azure Static Web Apps. Azure bewaart standaard toegangslogs (IP-adres, browser, tijd, pagina) voor de beveiliging en werking van de site. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f AVG).
Cookies en lokale opslag
| Naam | Geplaatst door | Doel | Duur |
|---|---|---|---|
| cbx-consent | collabix.ai (local storage) | Onthoudt je antwoord in de cookiemelding | Tot je het wist |
| cbx-utm, cbx-plan | collabix.ai (session storage) | Bewaart de campagne waarmee je binnenkwam en het abonnement dat je samenstelde, zodat een demo- of factuuraanvraag ze meeneemt | Tot je het tabblad sluit |
| _ga, _ga_* | Google Analytics | Onderscheidt bezoekers; alleen na toestemming | Maximaal 2 jaar |
We laden geen trackingscript van HubSpot, geen advertentiepixels en geen socialemediaplug-ins. Cal.com plaatst eigen cookies in het boekingsvenster; zie het privacybeleid van Cal.com.
In de dienst Collabix
Als een klantorganisatie Collabix gebruikt, verwerken we de gegevens die die organisatie koppelt: agenda-afspraken, audio en transcripties van overleggen, de doelen, besluiten en acties die in het product worden vastgelegd, en de tickets, documenten en berichten in de gekoppelde tools (Jira, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Zoom). De organisatie is verwerkingsverantwoordelijke; Collabix.ai B.V. is verwerker onder de DPA.
- Waar. Collabix draait op Microsoft Azure, afgeschermd per klant. Gegevens kunnen worden verwerkt op Azure-infrastructuur in de EU of de VS; de exacte productieregio voor jouw omgeving leggen we schriftelijk vast in de DPA.
- AI. Azure OpenAI-data wordt niet gebruikt om modellen te trainen. Je content komt nooit terecht bij de consumentendiensten van OpenAI en is niet zichtbaar voor andere klanten.
- Bescherming. Versleuteling onderweg en in rust, geheimen in Azure Key Vault, rolgebaseerde toegang, MFA op beheerderstoegang. We zijn nog niet SOC 2- of ISO 27001-gecertificeerd. Meer op de beveiligingspagina.
- Subverwerkers. Microsoft Azure (hosting en AI), Recall.ai (deelname aan overleggen en opname), Gladia (live transcriptie), Stripe (facturatie; kaartbetalingen staan vandaag uit, facturen gaan per e-mail), een aanbieder van transactionele e-mail, HubSpot (CRM) en Cal.com (demoboekingen). De actuele lijst met regio's hoort bij de DPA en is op verzoek beschikbaar.
- Bewaartermijnen, volgens het beleid. Accountgegevens zolang het account actief is; inhoud van overleggen zolang de organisatie die bewaart; koppelingstokens worden verwijderd zodra een koppeling wordt verbroken; factuurgegevens zolang de belastingwet vereist; technische logs 90 dagen; na sluiting van het account verwijderen of anonimiseren we binnen 90 dagen, en uit back-ups binnen nog eens 35 dagen.
- Google-gegevens. Het gebruik door Collabix van informatie uit Google-API's volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-eisen.
Doorgifte buiten de EER
Waar een aanbieder gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, rust de doorgifte op de EU-modelcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit (voor de Verenigde Staten het EU-US Data Privacy Framework waar de aanbieder gecertificeerd is).
Je rechten
Je kunt vragen om inzage in je gegevens, correctie, verwijdering, beperking, een kopie in een overdraagbaar formaat, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang. Schrijf naar info@collabix.ai; we antwoorden binnen een maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We werken deze verklaring bij als de website of de dienst verandert. De datum bovenaan is de versie die je leest; eerdere versies zijn op verzoek beschikbaar.